Für viele österreichische Arbeitnehmer brachte Corona die willkommene Möglichkeit, im Home Office arbeiten zu dürfen. Allerdings ist diese neue Form des Arbeitens nicht jedermanns Sache. Besonders Menschen, die sich schwer tun, sich selbst zu organisieren, brauchen Unterstützung. Eine Form davon, könnte das Paretoprinzip, auch die 80/20 Regel genannt, sein.
Was besagt das Paretoprinzip?
Das Paretoprinzip hat seinen Ursprung beim italienischen Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. Er untersuchte Anfang des 20sten Jahrhunderts die Verteilung des italienischen Volksvermögens und stellte fest, dass rund 80% des italienischen Grundbesitzes bei ca. 20% der italienischen Familien konzentriert war. In Folge erkannte Pareto, dass das Prinzip auch in anderen Lebensbereichen zutrifft und leitete daraus ab, dass 80% eines gewünschten Ergebnisses mit 20% des ganzen Arbeitsaufwandes erzielt werden können.
Wenn auch sich sofort einige Fragen aufdrängen, die ich weiter unten ausführen möchte, kann man sich das Paretoprinzip im Home Office gut zu Nutze machen.
Wie lässt sich das Paretoprinzip im Home Office nutzen?
Im Kern hilft Ihnen das Pareto Prinzip, schnelle Fortschritte mit wichtigen Ergebnissen zu erzielen. Ebenso hilft es Ihnen Arbeiten zu identifizieren, die erhöhten Arbeitseinsatz erfordern, gleichzeitig aber weniger Anteil an Ihrem Gesamterfolg haben.
Das Paretoprinzip lässt sich nämlich gut für effektives Zeitmanagement im Home Office nutzen. Wer sich leicht verzettelt oder perfektionistisch veranlagt ist, dem könnte die Tatsache, dass keine kontrollierende Führungskraft in der Nähe ist, im Home Office zum Verhängnis werden.
Achten Sie beim Erledigen Ihrer Aufgaben darauf, dass Sie effizient bleiben. Am geschicktesten ist es, sich eine Liste aller Aufgaben zu machen, die Sie zu erledigen haben. Das kann Ihnen gerade dann helfen, wenn es Ihnen häufig passiert, vom „Hundertsten ins Tausendste“ zu kommen. Reihen Sie Ihre Aufgaben nach Priorität und überlegen Sie, was zur Aufgabe gehört, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erlangen.
Einige Beispiele für die 80/20 Regel bei der Arbeit
Fragen Sie sich, ob die Excel Liste auch noch formatiert und farblich gestaltet werden muss, oder ob es ausreicht, aussagekräftige Zahlen zu erhalten. Ist es tatsächlich erforderlich, die E-Mail die Sie schreiben sollen, sprachlich auszuschmücken, oder reicht der Telegrammstil? Müssen Sie die Analyse im Detail verstehen, oder reicht es, einen Überblick zu erhalten? Ist es notwendig, das ganze Buch zu lesen oder erzielen Sie das gleiche Ergebnis für Ihre Arbeit, wenn Sie nur eine Zusammenfassung lesen?
Dringende und wichtige Aufgaben zuerst!
Überlegen Sie, bevor Sie Ihre Aufgaben beginnen, welche am dringendsten sind und welche auch tatsächlich wichtig sind. Denn das Pareto Prinzip bezieht sich auch auf die Gesamtheit Ihrer Aufgaben im Home Office. Nur etwa 20% sind dringend und wichtig! Stellen Sie im Vorfeld auch fest, welche Aufgaben schnell erledigt sind und welche mehr Aufmerksamkeit und auch Konzentration erfordern. Denn auch Ihr Tagesrhythmus und die Frage, ob Sie auch private Dinge zu erledigen haben, sind wichtige Faktoren, die in Ihre Planung einfließen müssen.
Wer von seinem Arbeitgeber gemessen wird, der sollte sich obendrein auf jene Aufgaben konzentrieren, die für diese Messung maßgeblich sind. Wer im Vertrieb arbeitet, sollte sich z.B. überlegen, welches seine umsatzstärksten Kunden sind. Denn nach dem Paretoprinzip machen 20% der Kunden 80% des Umsatzes. Also konzentrieren Sie sich auf die! Ganz gleich verhält es sich mit den Produkten eines Unternehmens.
Behalten Sie den Überblick
Wer dazu neigt, den Überblick auf seiner Liste zu verlieren, der sollte sich obendrein auch auf der Liste nur auf die wichtigen und dringenden Aufgaben konzentrieren. Kennzeichnen Sie diese Aufgaben besonders und gehen Sie nur diese Aufgaben an. Stehen z.B. zehn Aufgaben auf Ihrer Liste, suchen Sie sich die wichtigsten drei und beachten nur diese, solange bis sie erledigt sind. Am nächsten Tag konzentrieren Sie sich auf die nächsten drei Aufgaben. Damit schmilzt Ihr Aufgabenberg, ohne dass Sie an der Fülle der Tätigkeiten verzweifeln.
Nachteile des Paretoprinzips im Home Office
Wo Licht ist, ist immer auch Schatten. Wenn auch die 80/20 Regel ein sehr gutes Werkzeug ist, um sich selbst effizient zu organisieren, darf nicht vergessen werden, dass das Paretoprinzip leider auch dazu verleitet, dass manche Aufgaben nicht oder nicht komplett abgeschlossen werden.
So gibt es nämlich auch Tätigkeiten, auf die das Prinzip nicht anwendbar ist. So ist ein zu 80% fertig gestrickter Pullover noch keiner, den man anziehen kann. Auch ein Gericht, dass man kochen möchte, ist erst in 100% der benötigten Zeit fertig. Und manchmal stimmt auch das Verhältnis von 80/20 nicht.
Mit Sicherheit aber werden Sie viele Aufgaben finden, wo das Paretoprinzip im Home Office anwendbar ist und Ihr Leben erleichtert.
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