Motivationsschreiben leicht verfasst

Lesen Sie gerne? Nein? Die meisten Personalisten wahrscheinlich auch nicht!

Vor allem dann nicht, wenn sie vor Stapeln mit hunderten Bewerbungsunterlagen sitzen, die alle den gleichen Stil aufweisen! Ein professionelles Motivationsschreiben kann diese Lust steigern.

Den Unterschied von Motivationsschreiben oder auch Bewerbungsschreiben und Anschreiben erkläre ich übringes in Motivations­schreiben und Anschreiben stiften Verwirrung

Warum Motivationsschreiben 2025 anders gelesen werden

Zum Fakt, dass Personalisten immer schon von müden Bewerbungsschreiben gelangweilt waren, kommt 2025 ein weiterer Faktor hinzu: KI-Texte. Viele Bewerberinnen und Bewerber lassen ChatGPT generische Standardtexte generieren – und Personalisten erkennen diese sofort. Umso wichtiger ist es, dass Ihr Schreiben echt, individuell und treffsicher ist.

Warum das Motivationsschreiben trotz – oder vielleicht sogar wegen KI – an Bedeutung gewinnt, lesen Sie hier: Ist das Motivationsschreiben noch zeitgemäß?

Matching zwischen Inserat und Motiv­ations­schreiben

Bevor Sie überhaupt beginnen zu schreiben, müssen Sie klären, ob Sie für diese konkrete Stelle realistische Chancen haben.

Prüfen Sie:

• Haben Sie Erfahrung mit den geforderten Aufgaben?
• Erfüllen Sie die Muss-Kriterien?
• Welche Kann-Kriterien bringen Sie zusätzlich mit?

Muss- und Kann-Kriterien

Die erstgenannten Anforderungen in einem Inserat sind fast immer die sogenannten Muss-Kriterien. Wenn Sie diese nicht erfüllen, landen Sie häufig bereits vor dem Lesen Ihres Motivationsschreibens auf dem „Leider nein“-Stapel.

Kann-Kriterien sind wünschenswert, aber nicht zwingend. Sie können fehlende Muss-Kriterien jedoch nicht kompensieren.

Die Kunst besteht darin, dem Unternehmen genau das anzubieten, was es mit seiner Ausschreibung sucht – nicht das, was Sie zufällig gerne erzählen möchten.

Was Personalisten in Motivationsschreiben NICHT lesen wollen!

Fehlender Fokus im Motivationsschreiben

Die meisten Motivationsschreiben, die ich zu lesen bekomme, erinnern mich an eine Textzeile von Herbert Grönemeyer aus dem Song “Komet”!

“…, nun sieh zu, was Du mit mir tust!” singt Herbert Grönemeyer dort.

Viele Motivationsschreiben wirken wie ein Bauchladen: Bewerber listen wild Fähigkeiten auf, in der Hoffnung, der Personalist sammelt sich heraus, was passen könnte. Spoiler: Tut er nicht.

Ein solches Schreiben wirkt, als hätten Sie:

• das Inserat nicht verstanden,
• den Job nicht begriffen,
• oder sich keine Mühe gemacht.

Versuchte Kompensation fehlender Kriterien

Fehlende Anforderungen lassen sich nicht durch unpassende Stärken ausgleichen.

Beispiele:

• Gefordert: Japanisch → Angeboten: Chinesisch (hilft nicht)
• Gefordert: Maschinschreiben → Angeboten: Buchhaltung (irrelevant)
• Gefordert: Englisch C1 → Angeboten: Talent im Organisieren (nett, aber unbrauchbar)

Wenn ein Unternehmen A sucht, überzeugt A – nicht B.

Was Personalisten in Motivationsschreiben tatsächlich lesen wollen!

Versetzen Sie sich in jene Person, die das Inserat verfasst hat:

• Was ist wirklich wichtig?
• Welche Fähigkeiten braucht man, um in dieser Rolle erfolgreich zu sein?
• Welche Situationen in Ihrem beruflichen Leben zeigen genau das?

Extrahieren Sie die Kernaufgaben, die wichtigsten Anforderungen und die 2–3 Eigenschaften, die für diesen Job entscheidend sind. Auf genau diese sollten Sie im Motivationsschreiben eingehen.

Inhalt eines erfolgreichen Motivationsschreibens

Ein starkes Motivationsschreiben besteht aus:

1. Einstieg mit Spannung (keine Floskeln! wie das geht, beschreibe ich in
   Den ersten Satz im Motiva­tions­schreiben erfolg­reich gestalten!)
2. Bezug zum Job / konkrete Motivation
3. Beispielen, wo Sie die geforderten Fähigkeiten bereits gezeigt haben
4. kurzen Hinweisen auf besondere Eignung / USP
5. prägnantem Schlusssatz (Beispiele dafür finden Sie unter Schlusssatz im Motivations­schreiben)

Wiederholen Sie den Lebenslauf nicht – sondern unterstützen Sie ihn mit konkreten, punktgenauen Beispielen.

Und als Schulabsolvent? Auch gut. Projekte, Wettbewerbe, Aufgaben aus Praktika – alles zählt, was Ihre Eignung sichtbar gemacht hat.

Für jede Bewerbung ein eigenes Motiv­ations­schreiben

Viele Bewerber verschicken denselben Text an unzählige Firmen. Das merkt man – und es wirkt desinteressiert.

Jede Stellenausschreibung setzt andere Schwerpunkte. Nur wenn Sie speziell auf dieses Unternehmen eingehen, entsteht der Eindruck, dass Sie:

• sich wirklich damit beschäftigt haben,
• das Inserat verstanden haben,
• und eine authentische Motivation mitbringen.

Ausnahmen stellen nur sehr standardisierte Jobs (z. B. Assistenzbereich) dar. Aber selbst dort gilt: leicht anpassen, denn es ist ein anderes Unternehmen und eine andere Kultur.

Vermeiden Sie Textbausteine im Motiv­ationsschreiben!

Ganz selten sehe ich, dass es jemand schafft, trotz der Verwendung von Textbausteinen das Schreiben „flüssig“ zu gestalten.

Textbausteine führen fast immer zu:

• unlogischen Übergängen,
• unpassenden Bindewörtern,
• holprigen Textstellen,
• fehlender Spannung.

Ein gutes Motivationsschreiben entsteht aus einem Guss, enthält keine unlogischen Gedankensprünge und hält die Spannung.

Gliederung und Spannung!

Ein interessantes Motivationsschreiben ist gut aufgebaut und hält den Leser bei der Stange.

Was nicht funktioniert:

„Ich interessiere mich ganz besonders für die ausgeschriebene Stelle.“

Das wirft nur die Frage auf: Warum?

Viel besser:

• „Sie suchen XY? Sie können damit aufhören – hier bin ich.“
• „Sie suchen XY? Perfekt. Genau in diesem Bereich habe ich nachweislich Erfolge erzielt.“

Aber Achtung: Der Ton muss zum Inserat passen.

Wiederholen Sie nicht den Lebenslauf!

Viele Bewerber beginnen nach dem Einstieg mit einer Nacherzählung ihrer Stationen.

Viel wirkungsvoller ist:

Der Personalist soll neue Informationen erhalten.

Ihr Motivationsschreiben soll zeigen:

• WELCHE Aufgaben Sie bereits gemeistert haben,
• WIE Sie dabei vorgegangen sind,
• WARUM das relevant ist.

Dadurch wird auch Ihr Lebenslauf glaubhaft und lebendig.

CV-Parsing (ATS): Warum Schlüsselbegriffe entscheidend sind

2025 nutzen nahezu alle mittelgroßen und großen Unternehmen digitale Matching-Programme (ATS-Systeme*). Diese gleichen Ihre Unterlagen mit dem Inserat ab.

Das bedeutet:

• Wichtige Begriffe aus dem Inserat müssen im Motivationsschreiben vorkommen.
• Aber nur sinnvoll, logisch und authentisch – nicht als „Keyword-Spam“.

Beispiel:

„In meiner aktuellen Position bin ich für [im Inserat geforderten Bereich] verantwortlich und konnte dabei besonders durch [konkretes Highlight, das mit einem aus dem Inserat matcht] überzeugen.“

Erklrärung: *) ATS steht für Applicant Tracking System – das sind digitale Bewerbermanagement-Systeme, die Personalabteilungen verwenden, um Bewerbungen automatisch zu:

• filtern
• sortieren
• matchen
• bewerten

Sie heißen oft auch Bewerbermanagement-Systeme oder Talent-Management-Systeme.

Machen Sie Ihren USP klar!

Unter Unique Selling Proposition (Alleinstellungsmerkmal) versteht man ein Leistungsmerkmal, das Sie von anderen unterscheidet.

Egal was, wenn es Ihnen helfen kann, sich von anderen abzuheben, erwähnen Sie es unbedingt.

Erwähnen Sie daher in Ihrem Schreiben z.B.

„als Bester meines Jahrganges … „

„… mein ausgezeichneter Studienerfolg …“,

„beim letzten xy bin ich bei meinen Vorgesetzten besonders durch xy aufgefallen!“

„meine überdurchschnittlich Begabung, Vertrauen aufzubauen, führt zu besonders langen und stabilen Kundenbeziehungen“ 

Wenn es relevant ist – erwähnen Sie es.

Schreiben Sie keine Romane

Ihr Ziel ist eine Einladung zum Gespräch – nicht Ihr gesamter Lebenslauf in Prosa.

Ein Motivationsschreiben sollte nie länger als eine A4-Seite sein.

Fragen Sie sich:

„Welche Informationen braucht der Personalist, um zu entscheiden, mich einzuladen?“

Mehr gehört nicht hinein.

Schlusssatz – „Call to Action“

Ein guter Schlusssatz:

• wirkt positiv,
• zeigt Gesprächsbereitschaft,
• übertreibt nicht.

Beispiele:

• „Ich freue mich darauf, meine Motivation und meine bisherigen Erfolge im persönlichen Gespräch zu vertiefen.“
• „Gerne erzähle ich Ihnen im Gespräch mehr über die für diese Position relevanten Erfahrungen.“

Fazit

Ein professionelles Motivationsschreiben ist kein Roman und keine Selbstpräsentation aus dem Bauchladen. Es ist ein präzises, klar strukturiertes Dokument mit nur einem Ziel: Ihre Einladung zum Bewerbungsgespräch sicherzustellen.

Damit das gelingt, braucht es:

• ein echtes Matching zwischen Inserat und Ihren Fähigkeiten,
• klare Motive und konkrete Beispiele,
• einen spannenden Einstieg,
• eine stringente Gliederung,
• und einen prägnanten Schlusssatz, der den Leser neugierig macht.

Wenn Sie die Muss-Kriterien erfüllen, Ihre Inhalte eng an den Job anlehnen, keine Textbausteine verwenden und Ihren USP deutlich machen, ist Ihr Motivationsschreiben der stärkste Teil Ihrer Unterlagen.

Vergessen Sie nicht: Ein gutes Motivationsschreiben wird nicht an der Menge gemessen – sondern daran, wie zielgerichtet, verständlich und treffsicher es geschrieben ist.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Muss ich für jede Bewerbung ein neues Motivationsschreiben erstellen?

Ja. Jede Stelle hat andere Schwerpunkte. Ein Standardtext fällt sofort auf und wirkt lieblos. Nur ein individuell auf das Inserat abgestimmtes Schreiben überzeugt.

2. Wie lange darf ein Motivationsschreiben sein?

Maximal eine A4-Seite. Kürzer ist möglich, länger ist kontraproduktiv.

3. Soll ich den Lebenslauf im Motivationsschreiben wiederholen?

Nein. Der Lebenslauf zeigt Stationen – das Motivationsschreiben zeigt Motivation, Passung und Beispiele.

4. Was, wenn ich nicht alle Muss-Kriterien erfülle?

Wenn Ihnen zentrale Muss-Kriterien fehlen, sinkt die Chance stark. Konzentrieren Sie sich auf Stellen, die wirklich zu Ihrem Profil passen.

5. Können fehlende Anforderungen durch andere Stärken kompensiert werden?

In der Regel nein. Wenn Japanisch gefordert wird, hilft Chinesisch nicht. Bleiben Sie realistisch und fokussiert.

6. Wie beginne ich am besten?

Mit einem Einstieg, der neugierig macht und direkt Bezug auf Job oder Gespräch nimmt. Keine Floskeln wie „Mit großem Interesse habe ich …“.

7. Was ist ein guter USP im Motivationsschreiben?

Alles, was Sie nachweislich von anderen unterscheidet: besondere Leistungen, Erfolge, Talente, Projekte, Auszeichnungen oder konkrete Resultate.

8. Darf ich Textbausteine verwenden?

Lieber nicht. Sie wirken gestückelt, unlogisch und unpersönlich. Ein Motivationsschreiben muss „aus einem Guss“ sein.

9. Welche Rolle spielt CV-Parsing?

Eine große. Viele Unternehmen nutzen Software, die Ihre Unterlagen mit dem Inserat abgleicht. Verwenden Sie daher Schlüsselbegriffe aus dem Inserat – aber sinnvoll und authentisch.

10. Was gehört in den Schlusssatz?

Ein klarer, positiver Hinweis auf Ihr Interesse am persönlichen Gespräch – ohne Druck, ohne Übertreibung.

Alles zum Thema Motivationsschreiben lesen Sie in diesen weiterführenden Artikeln:

• Den ersten Satz im Motiva­tions­schreiben erfolg­reich gestalten!
• Schlusssatz im Motivations­schreiben 
• Ist das Motivationsschreiben noch zeitgemäß?
• Motivations­schreiben und Anschreiben stiften Verwirrung