Dem Onboarding muss in Zeiten von Fachkräftemangel, Employer Branding und Arbeitgeber Bewertungsplattformen besonders viel Aufmerksamkeit geschenkt werden, da die Phase des Onboardings das gesamte Arbeitserlebnis des Mitarbeiters beeinflusst und maßgeblich darüber entscheidet, ob er sich im Unternehmen wohlfühlt.
Es ist daher besonders deshalb wichtig, weil Mitarbeiter unbewusst in den ersten Monaten darüber entscheiden, ob sie langfristig in einem Unternehmen bleiben werden.
Um eine herausfordernde Facette reicher ist das Onboarding geworden, wenn alle Mitarbeiter oder Teile der Belegschaft sich im Home Office befinden und wenn auch neue Mitarbeiter bereits im Home Office starten.
Das Onboarding
Begriffsdefinition
Der Begriff Onboarding stammt aus dem Amerikanischen und bedeutet wörtlich übersetzt, jemanden an Board zu nehmen.
Als Personalmanagement Tool beschreibt der Prozess des Onboardings die Aufnahme einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters und alle Maßnahmen die ab der Aufnahmeentscheidung gesetzt werden, um die Mitarbeiter im Unternehmen und in die Arbeitsprozesse zu integrieren.
Bedeutung des Onboarding
Mit der Aufnahme eines Mitarbeiters sind in der Regel hohe Kosten verbunden, die sich darauf begründen, dass auf Basis der – eventuell bereits kostenintensiven – Stellensuche ein oftmals aufwendiger Auswahlprozess erfolgen muss.
Sind externe Dienstleister wie Personalberater oder Headhunter beteiligt, vervielfachen sich diese Kosten.
In der Phase der Einarbeitung wird in die Mitarbeiter investiert, ohne dass entsprechender Output erwartet werden darf, da Mitarbeiter in dieser Phase noch lernen.
Je schneller und besser Mitarbeiter eingeführt und eingeschult sind, je besser sie sich in die Mannschaft integrieren können und sich aufgenommen fühlen, desto höher ist die Chance auf langfristige Mitarbeiterbindung und entsprechende Leistung neuer, motivierter Mitarbeiter.
Ziel des Onboardings
Die neuen Mitarbeiter sollen bestmöglich begleitet werden, um sich in ihr Team zu integrieren, so schnell als möglich Kollegen, Prozesse und interne und externe Ansprechpartner kennen zu lernen, mit internen Systemen vertraut zu werden und sich mit dem Unternehmen zu identifizieren.
Letztlich soll damit erreicht werden, dass sich Mitarbeiter im Unternehmen wohl fühlen und eine starke Bindung zum Unternehmen aufbauen.
Beteiligte und Aufgaben im Onboarding Prozess
Um den Onboarding Prozess optimal zu gestalten, müssen verschiedene Stellen abgestimmt agieren.
Human Resources (HR)
Allem voran ist die HR Treiberin und Initiatorin einer Vielzahl von Prozessen, die mit der Neuaufnahme verbunden sind. Sie stößt die Vorbereitung aller technischen Hard- und Software Notwendigkeiten an, koordiniert Platzbedarf und Zugangsvoraussetzungen, bereitet den Dienstvertrag und die Anmeldung vor und sorgt für die Aufnahme in administrative Systeme.
In der Regel kümmert sie sich auch solange um organisatorische Dinge, bis sie diesbezüglich von der Führungskraft bzw. sonstigen Ansprechpartnern abgelöst wird.
Der Part der HR im Onboarding Prozess ist üblicherweise mit der Durchführung des Welcome Days beendet.
Führungskraft
Die unmittelbare Führungskraft ist am Antrittstag die Hauptansprechperson und darf nur aus wichtigen Gründen (z.B. krankheitsbedingt) vertreten werden.
Die Führungskraft sollte die Mitarbeiter am ersten Tag in Empfang nehmen und dem Team vorstellen. Entweder geschieht dies in einem gemeinsamen Meeting oder aber, indem die Führungskraft mit der Mitarbeiterin zu jedem Kollegen einzeln geht.
Dabei sollte die Führungskraft auch bereits erwähnen, wofür die einzelnen Kollegen zuständig sind und jedenfalls Raum und Zeit einplanen, damit bereits einige kurze Gespräche geführt werden können.
Kollegen
Am ersten Tag der neuen Kollegin sind im Bestfall alle Kollegen anwesend und können von sich aus aktiv werden. Besonders nett ist, wenn alle oder zumindest die zukünftig, engsten Kollegen bereits im Vorfeld daran denken, die neue Kollegin zum gemeinsamen Mittagessen mitzunehmen. Damit wird erreicht, dass die neue Kollegin unverzüglich in die Gemeinschaft aufgenommen wird.
Pate
Die Führungskraft sollte bereits im Vorfeld eine Hauptansprechpartnerin bestimmen, die sich für die Integration der neuen Mitarbeiterin über eine längerer Dauer verantwortlich fühlt.
Die Benennung einer bestimmten Person ist wichtig, da diese in Folge im Bewusstsein agiert, für die bestmögliche Integration der neuen Mitarbeiterin verantwortlich zu sein.
Wird keine Person auserkoren, fühlen sich entweder alle oder keiner zuständig, was leicht zur Über- oder Unterforderung der neuen Kollegin führen kann.
Mentor
Für eine fachbereichsübergreifende Integration ins Unternehmen sind Mentoren, die sich um einen oder mehrere neue Kollegen kümmern, besonders sinnvoll. Dabei sollte es sich um Personen handeln, die aus fremden Teams kommen und bereits über eine längere Zeit im Unternehmen aktiv sind. Damit erreicht man rascher ein stärkeres Gefühl der Unternehmenszugehörigkeit, als wenn sich die Integration nur auf das eigene Team beschränkt.
Dieser Aspekt ist besonders im Hinblick auf das Erfordernis der raschen Vernetzung innerhalb des Unternehmens wichtig, was in unserer VUCA Welt immer bedeutender wird.
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Phasen des Onboarding Prozesses
Vorbereitungsphase
Die Vorbereitung des Einstieges des neuen Mitarbeiters will geplant sein. Insofern ist es ratsam, über eine Checklist zu verfügen.
In der Vorbereitungsphase geht es insbesondere darum, auf der formalen und Ressourcenebene Vorbereitungen zu treffen, um am ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters startklar zu sein.
Es müssen also Sitzplatz und Equipment vorbereitet werden, Zugänge und Lizenzen eingerichtet werden, der Mitarbeiter muss in diverse Systeme aufgenommen werden und es müssen sämtliche Informationen vorbereitet werden, die die neue Mitarbeiterin am ersten Arbeitstag braucht.
Bereitstellung aller Informationen
Dazu zählen im Kern Informationen zu Visionen, Strategien und Zielen des Unternehmens, Informationen zur Unternehmensstruktur, eventuell Wegbeschreibungen in großen Gebäuden und sämtliche Informationen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen betreffen (Corporate Identity, Garagenbenutzung, Kantine Zeiten, Betriebsarzt, Informationen über Kernzeiten, Betriebssperren etc.).
Stärkung des Bildes eines attraktiven Arbeitgebers
Diese Phase der Vorbereitung ist naturgemäß jene, die für das Employer Branding am bedeutendsten ist. In dieser Phase werden die Aktivitäten der HR vom neuen Mitarbeiter dem Gesamtunternehmen zugeschrieben.
Erst in der Orientierungsphase werden Aktivitäten stärker einzelnen Personen zugeordnet. Daher ist die HR auch dafür verantwortlich, der neuen Mitarbeiterin das gewünschte Image des Unternehmens zu vermitteln.
Orientierungsphase
Die Orientierungsphase findet über die ersten Wochen der Zugehörigkeit statt und dient dazu, sich sowohl auf der Arbeits- als auch auf menschlichen Ebene zu orientieren.
Einführung in die neuen Aufgaben
Es obliegt in erster Linie der Führungskraft, die neue Mitarbeiterin in ihr Arbeitsgebiet einzuführen.
Dabei bestimmt der Einzelfall, ob sich diese Einführung auf einen groben Überblick oder eine tiefere Einarbeitung in das Arbeitsgebiet erstreckt.
Nur in großen Teams wird diese operative Einführung meist durch einen Paten erfolgen.
Bekanntmachung mit Kollegen, Unternehmenskultur und Prozessen
Die erste Bekanntmachung mit Kollegen, der Unternehmenskultur und den Prozessen sollte bereits in den ersten Tagen erfolgen. In der Orientierungsphase geht es um das tiefere Eindringen.
Die neue Mitarbeiterin wird sukzessive stärkere Bindung zu Kollegen aufbauen und nach und nach den bereits in den ersten Tagen erhaltenen groben Überblick verfeinern können.
Integration
In der Phase der tatsächlichen Integration lernt die neue Mitarbeiterin Arbeitsgebiete tiefer und Kollegen näher kennen. Mittlerweile hat sie selbst produktiv zu arbeiten begonnen und nimmt eigene Agenden wahr.
Der Unterstützungsbedarf nimmt sukzessive ab und auch der Pate steht allmählich nur mehr in Notfällen bereit. Auf der menschlichen Ebene kristallisieren sich erste Freundschaften und Bindungen heraus.
Werkzeuge im Onboarding Prozess
Dokumente im Onboarding Prozess
Begrüßungsschreiben – „Welcome Letter“
Im Welcome Letter werden der neuen Mitarbeiterin sämtliche Informationen bereitgestellt, die das gesamte Unternehmen betreffen. Hier werden z.B. Ansprechpartner organisatorischer Einheiten (Facility Management, Einkauf, HR Administration, etc.) genauso genannt, wie Corporate Identity, die allgemeingültigen Arbeitszeiten und die Wegbeschreibung und Öffnungszeiten der Kantine.
Intranet Begrüßung und Vorstellung
Verfügt das Unternehmen über ein Intranet, so sollten alle neuen Mitarbeiter laufend willkommen geheißen und vorgestellt werden.
Veröffentlichung in Social Media
Die Aufnahme neuer Mitarbeiter gibt Gelegenheit für eine Erwähnung in den social media Kanälen des Unternehmens und hat gleichzeitig den Vorteil, dass auch interessierte Stakeholder bereits über den Neuzugang informiert werden.
Das macht auch das wichtige Vernetzen innerhalb und außerhalb des Unternehmens für die neue Mitarbeiterin einfacher.
Veröffentlichung in der Zeitung
Für manche Unternehmen oder Branchen kann sinnvoll sein, den Neuzugang auch in sonstigen Printmedien und Karriereseiten zu veröffentlichen.
Onboarding Events
Welcome Day
Um die Vernetzung aller neuen Mitarbeiter zu ermöglichen, ist ein zeitnaher Welcome Day, an dem alle Neuzugänge z.B. eines Monats eingeladen werden, ein absolutes Muss!
Der Sinn dahinter ist, dass die neuen Mitarbeiter eine Gemeinsamkeit aufweisen, die sie verbindet.
Gemeinsam neu im Unternehmen zu sein, gibt ihnen Gelegenheit sich miteinander auszutauschen und sich gegenseitig zu unterstützen. Damit erhalten sie Ansprechpartner bei denen die Überwindung, sie anzusprechen, geringer ist als bei Paten und Mentoren.
Für das Unternehmen hat der Welcome Day den großen Vorteil, dass Vernetzung innerhalb des Unternehmens sehr stark gefördert wird.
Zudem hat der Welcome Day den Vorteil, dass die neuen Mitarbeiter bereits unterschiedlich lange neu zugehörig sind und manche bereits mehr internes Wissen besitzen, das sie an kürzlich Eingetretene weitergeben können.
Teambuilding
Jeder Neuzugang verändert das gesamte Team.
Es ist Aufgabe der Führungskraft, Aktivitäten zu veranstalten, die das Zusammengehörigkeitsgefühl des Teams stärken.
Zusätzlich gibt es bei solchen Events die Möglichkeit, die gemeinsame Arbeit zu reflektieren und notwendige Veränderungen zu besprechen. Daher sollten Teambuildings regelmäßig veranstaltet werden.
Wenn zudem neue Mitarbeiter zum Team kommen, ist auch das Teambuilding ein unbedingtes Muss. Der neue Mitarbeiter bekommt nur dadurch sehr rasch Gelegenheit, Arbeitsprozesse, die Teamkultur und die Regeln des Miteinander kennenzulernen.
Er hat bei einem solchen Event die Gelegenheit mit allen Sinnen zu erleben, wie das Team in seiner Gesamtheit funktioniert und wie die einzelnen Teammitglieder interagieren.
Dabei wird auf einer unbewussten Ebene sehr viel wahrgenommen und der neue Mitarbeiter bekommt ein Gespür dafür, welche gruppendynamischen Prozesse innerhalb des Teams stattfinden.
Welcome Package
Ein Welcome Package in Form von gebrandeten Werbemittel des Unternehmens fördert das Zugehörigkeitsgefühl des Mitarbeiters besonders stark.
Je nachdem, um welche Gegenstände es sich handelt, fördern sie zudem den Stolz der neuen Mitarbeiterin, im Unternehmen arbeiten zu dürfen.
Equipment
Bereits am ersten Tag müssen sämtliche Arbeitsmittel, die die Mitarbeiterin braucht, bereit stehen. Die Mitarbeiterin fühlt sich dadurch willkommen und wertgeschätzt.
Stellt man sich umgekehrt vor, dass sie nicht bereit stehen, hat die Mitarbeiterin sofort das Gefühl, dass ihre Mitarbeit nicht so wichtig ist wie sie es erwartet hat.
Dadurch stellt sich Enttäuschung ein und ihre Erwartungen werden frustriert.
Coaching und Supervision
Abhängig von der Position können ein begleitendes Coaching und eine Supervision dem neuen Mitarbeiter helfen, sich rasch zu integrieren und eventuell auch neues Know How aufzubauen.
Besonders sinnvoll ist ein Coaching, wenn es sich um eine neue Führungskraft im Unternehmen handelt.
Besonderheiten im virtuellen Zusammenarbeiten
Die aktuelle Situation mit Home Office macht den Onboarding Prozess besonders auf der menschlichen Ebene extrem schwierig.
Virtuelle Administration
Administrative Dinge werden weiterhin unverändert erledigt werden können. Dabei sollten Mitarbeiter der HR die neue Mitarbeiterin bereits vor dem ersten Arbeitstag fallweise kontaktieren, um ihr den aktuellen Stand ihres Aufnahmeprozesses mitzuteilen und ihr damit Sicherheit zu geben, dass ihre Aufnahme wie geplant verläuft.
Wie in der Präsenzarbeit auch, müssen Arbeitsmaterialien bereits ab dem ersten Tag funktionstüchtig zur Verfügung gestellt werden. Wenn es erforderlich ist, muss eine Person bereit stehen, die technische Unterstützung liefert.
Dabei handelt es sich gegenüber dem neuen Mitarbeiter um eine Bringschuld! Es darf nicht erwartet werden, dass sich die neue Mitarbeiterin im Unternehmen meldet, wenn etwas nicht funktioniert.
Daher rate ich dazu, dass ein IT Mitarbeiter aktiv – telefonisch – mit der neuen Mitarbeiterin zum vereinbarten Termin sämtliche Einstiegsprozesse durchläuft.
Virtuelle Integration
Die Prozesse des Integrierens müssen verstärkt virtuell stattfinden. Sowohl HR als auch Führungskraft sind nun besonders gefordert, sämtliche oben genannte Aktivitäten digital durchzuführen.
Es bedarf dabei einer viel intensiveren Aufmerksamkeit für die neuen Mitarbeiter als dies in der Präsenzarbeit der Fall ist.
Insbesondere die Führungskraft muss dafür sorgen, dass neue Mitarbeiter in das Team eingeführt werden. Sie muss Interaktionen zwischen den Teamkollegen möglich machen, moderieren und aktiv fördern. Insbesondere bei virtuellen Meetings ist dafür zu sorgen, dass neue Mitarbeiter laufend Gelegenheit bekommen, nachzufragen und sich einzubringen.
Ich rate auch dazu, dass das neue Teammitglied mehrmals täglich von der Führungskraft oder von ihr benannten Personen kontaktiert wird. Aufgaben sollten in kleinen Einheiten zugeteilt werden und es muss die Gelegenheit geben, bei Unklarheiten sofort jemanden zu kontaktieren.
Die Unterstützungsarbeit muss dabei engmaschig erfolgen. Die Mitarbeiterin muss das Gefühl haben, dass man nicht auf sie vergisst, sondern ihre Arbeit auch im Home Office wertgeschätzt wird. Das kann ermöglicht werden, indem man Chatfunktionen bereitstellt, auf die das ganze Team zugreifen kann, wenn der neue Mitarbeiter eine Frage hat. Damit wird erreicht, dass sich jederzeit irgendein Teammitglied melden kann, um diese Fragen zu beantworten.
Wenn Sie ständig vor Augen haben, dass der neue Mitarbeiter niemals das Gefühl haben darf, dass man auf ihn vergisst, wird auch ihr virtueller Onboarding Prozess gut gelingen!
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