Dem Onboarding muss in Zeiten von Fachkräftemangel, Employer Branding und Arbeitgeber Bewertungsplattformen besonders viel Aufmerksamkeit geschenkt werden, da die Phase des Onboardings das gesamte Arbeitserlebnis des Mitarbeiters beeinflusst und maßgeblich darüber entscheidet, ob er sich im Unternehmen wohlfühlt.
Es ist daher besonders deshalb wichtig, weil Mitarbeiter unbewusst in den ersten Monaten darüber entscheiden, ob sie langfristig in einem Unternehmen bleiben werden.
Um eine herausfordernde Facette reicher ist das Onboarding geworden, wenn alle Mitarbeiter oder Teile der Belegschaft sich im Home Office befinden und wenn auch neue Mitarbeiter bereits im Home Office starten.
Das Onboarding
Begriffsdefinition
Der Begriff Onboarding stammt aus dem Amerikanischen und bedeutet wörtlich übersetzt, jemanden an Board zu nehmen.
Als Personalmanagement Tool beschreibt der Prozess des Onboardings die Aufnahme einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters und alle Maßnahmen die ab der Aufnahmeentscheidung gesetzt werden, um die Mitarbeiter im Unternehmen und in die Arbeitsprozesse zu integrieren.
Bedeutung des Onboarding
Mit der Aufnahme eines Mitarbeiters sind in der Regel hohe Kosten verbunden, die sich darauf begründen, dass auf Basis der – eventuell bereits kostenintensiven – Stellensuche ein oftmals aufwendiger Auswahlprozess erfolgen muss.
Sind externe Dienstleister wie Personalberater oder Headhunter beteiligt, vervielfachen sich diese Kosten.
In der Phase der Einarbeitung wird in die Mitarbeiter investiert, ohne dass entsprechender Output erwartet werden darf, da Mitarbeiter in dieser Phase noch lernen.
Je schneller und besser Mitarbeiter eingeführt und eingeschult sind, je besser sie sich in die Mannschaft integrieren können und sich aufgenommen fühlen, desto höher ist die Chance auf langfristige Mitarbeiterbindung und entsprechende Leistung neuer, motivierter Mitarbeiter.
Ziel des Onboardings
Die neuen Mitarbeiter sollen bestmöglich begleitet werden, um sich in ihr Team zu integrieren, so schnell als möglich Kollegen, Prozesse und interne und externe Ansprechpartner kennen zu lernen, mit internen Systemen vertraut zu werden und sich mit dem Unternehmen zu identifizieren.
Letztlich soll damit erreicht werden, dass sich Mitarbeiter im Unternehmen wohl fühlen und eine starke Bindung zum Unternehmen aufbauen.
Beteiligte und Aufgaben im Onboarding Prozess
Um den Onboarding Prozess optimal zu gestalten, müssen verschiedene Stellen abgestimmt agieren.
Human Resources (HR)
Allem voran ist die HR Treiberin und Initiatorin einer Vielzahl von Prozessen, die mit der Neuaufnahme verbunden sind. Sie stößt die Vorbereitung aller technischen Hard- und Software Notwendigkeiten an, koordiniert Platzbedarf und Zugangsvoraussetzungen, bereitet den Dienstvertrag und die Anmeldung vor und sorgt für die Aufnahme in administrative Systeme.
In der Regel kümmert sie sich auch solange um organisatorische Dinge, bis sie diesbezüglich von der Führungskraft bzw. sonstigen Ansprechpartnern abgelöst wird.
Der Part der HR im Onboarding Prozess ist üblicherweise mit der Durchführung des Welcome Days beendet.
Führungskraft
Die unmittelbare Führungskraft ist am Antrittstag die Hauptansprechperson und darf nur aus wichtigen Gründen (z.B. krankheitsbedingt) vertreten werden.
Die Führungskraft sollte die Mitarbeiter am ersten Tag in Empfang nehmen und dem Team vorstellen. Entweder geschieht dies in einem gemeinsamen Meeting oder aber, indem die Führungskraft mit der Mitarbeiterin zu jedem Kollegen einzeln geht.
Dabei sollte die Führungskraft auch bereits erwähnen, wofür die einzelnen Kollegen zuständig sind und jedenfalls Raum und Zeit einplanen, damit bereits einige kurze Gespräche geführt werden können.
Kollegen
Am ersten Tag der neuen Kollegin sind im Bestfall alle Kollegen anwesend und können von sich aus aktiv werden. Besonders nett ist, wenn alle oder zumindest die zukünftig, engsten Kollegen bereits im Vorfeld daran denken, die neue Kollegin zum gemeinsamen Mittagessen mitzunehmen. Damit wird erreicht, dass die neue Kollegin unverzüglich in die Gemeinschaft aufgenommen wird.
Pate
Die Führungskraft sollte bereits im Vorfeld eine Hauptansprechpartnerin bestimmen, die sich für die Integration der neuen Mitarbeiterin über eine längerer Dauer verantwortlich fühlt.
Die Benennung einer bestimmten Person ist wichtig, da diese in Folge im Bewusstsein agiert, für die bestmögliche Integration der neuen Mitarbeiterin verantwortlich zu sein.
Wird keine Person auserkoren, fühlen sich entweder alle oder keiner zuständig, was leicht zur Über- oder Unterforderung der neuen Kollegin führen kann.
Mentor
Für eine fachbereichsübergreifende Integration ins Unternehmen sind Mentoren, die sich um einen oder mehrere neue Kollegen kümmern, besonders sinnvoll. Dabei sollte es sich um Personen handeln, die aus fremden Teams kommen und bereits über eine längere Zeit im Unternehmen aktiv sind. Damit erreicht man rascher ein stärkeres Gefühl der Unternehmenszugehörigkeit, als wenn sich die Integration nur auf das eigene Team beschränkt.
Dieser Aspekt ist besonders im Hinblick auf das Erfordernis der raschen Vernetzung innerhalb des Unternehmens wichtig, was in unserer VUCA Welt immer bedeutender wird.
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